Astuce : Ouvrez la fenêtre !

De nombreux clients venant de Microsoft Outlook à Google Apps nous posent régulièrement des questions concernant leurs anciennes habitudes et comment effectuer une transition la plus douce possible.

Beaucoup de ces clients étaient, par exemple, habitués à ouvrir plusieurs fenêtres sur Outlook afin d'avoir tous les éléments d'un même sujet sous les yeux. Bien que la boîte de réception prioritaire ou encore l'affichage en conversation permettent d'afficher de nombreux éléments concernant le même sujet, certains regrettent encore le fait de ne pouvoir ouvrir de nouvelle fenêtre.

Il existe toutefois une astuce, fonctionnant sur la majeure partie des navigateurs, afin d'ouvrir une nouvelle fenêtre, ou un nouvel onglet. Pour cela, maintenez enfoncée la touche Ctrl lorsque vous cliquez sur un élément afin de l'ouvrir dans un nouvel onglet ; ou maintenez la touche Shift enfoncée lorsque vous cliquez sur un élément pour l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre.

Voici donc deux raccourcis qui se révéleront sans doute pratique à l'usage : 

• Ctrl + clic : pour ouvrir dans un nouvel onglet
• Shift + clic : pour ouvrir dans une nouvelle fenêtre

Fil de discussion ou non, vous avez désormais le choix dans Gmail

Gmail n'a pas été pensé pour fonctionner comme les autres messageries. A son lancement Gmail proposait 1Gb de capacité par personne (et désormais 25Gb pour les entreprises), une recherche rapide comme l'éclair, des labels plutôt que des dossiers et des nouveautés telles que la boîte de réception prioritaire afin de vous aider à traiter toutes les informations que vous recevez. Alors que de nombreux utilisateurs trouvent que ces fonctions les aident dans leur quotidien, certaines personnes préfèrent utiliser leur message de manière plus traditionnelle. C'est pourquoi il existe certaines alternatives comme la synchronisation avec Microsoft Outlook, l'intégration native à BlackBerry et le support IMAP. De nombreuses autres options incitent aussi les gens à migrer dans le nuage.

L'affichage des mails en fil de discussion dans Gmail est sans doute la fonctionnalité la plus discutée. Les personnes pour vous diront qu'ils dépensent moins d'énergie à se représenter les connexions entre les différents messages traitant d'un même sujet et que leur messagerie est bien moins encombrée. Les personnes soutenant les messageries plus traditionnelles, comme nombre d'anciens utilisateurs d'Outlook, pensent que l'affichage en fils de discussion ne fait que rendre plus compliquée une chose qui fonctionne parfaitement depuis des années. Russ Midford, Senior Information Systems Engineer à Sanmina-SCI, le résume bien. "Je préfère personnellement l'affichage en fil de discussion mais, en tant qu'administrateur qui doit parfois assurer le support auprès d'utilisateurs habitués à Outlook, pouvoir désactiver l'affichage en fil de discussion serait fabuleux."

Malheureusement, tout le ne peut être converti à l'affichage en fil de discussion. Désormais, il est donc possible d'afficher ses emails de manière plus traditionnelle en désactivant l'affichage en fil de discussion. Les emails seront alors affichés individuellement par ordre chronologique.

Cette nouvelle fonctionnalité sera déployée dans les prochains jours sur les domaines dont l'option "Enable pre-release features" est activée.

5 astuces pour optimiser votre boîte de réception Prioritaire

Cela fait désormais une semaine que la boîte de réception prioritaire a été mise en place et maintenant que vous avez eu la chance de la découvrir, nous aimerions partager quelques astuces avec vous afin de vous aider à traiter vos emails plus efficacement. Voici donc cinq astuces qui vous aideront à améliorer encore le fonctionnement de votre boîte de réception prioritaire.

1. Personnaliser les sections

Par défaut, la boîte de réception Prioritaire a trois sections : "Importants et non lus", "Messages suivis" et "Autres messages". Cela ne veut pas dire que votre boîte de réception doit rester comme ça. Vous pouvez faire en sorte qu'une section affiche aussi les messages d'un label (tel que "Action" ou "To do"), ajouter une quatrième section, ou changer la taille maximale de chaque section. Rendez vous dans l'onglet "Boîte de réception Prioritaire" dans vos paramètres afin de personnaliser vos sections, ou alors vous pouvez le faire directement depuis votre boîte de réception Prioritaire.

2. Exercer le système

Si Gmail fait une erreur, vous pouvez l'aider à mieux organiser vos messages. Sélectionnez le message mal classé et utilisez les boutons d'importance présents au dessus de votre boîte de réception afin de le marquer comme important ou non.

Pour ceux d'entre vous qui ne peuvent se passer de raccourcis clavier, vous pouvez directement utiliser les touches "+" et "-" afin de modifier l'importance des messages sélectionnés.

3. Consultez les plus importants de vos messages filtrés

Vous pouvez régler la boîte de réception Prioritaire afin de vous remonter les messages les plus importants de votre boîte de réception, mais aussi les messages que vous filtrez afin de passer votre boîte de réception, et que vous auriez donc pu rater. Pour cela, modifiez le paramètre "E-mails filtrés" de votre boîte de réception Prioritaire, et Gmail pourra alors vous remonter tous les messages importants que vous recevez.

Avec cette option activée, vous pouvez archiver d'avantage sans vous soucier de louper un message important.

4. Utilisez des filtres afin de marquer certains messages comme importants (ou non)

Si vous lisez et répondez à de nombreux messages de votre mère, Gmail devrait automatiquement placer ses messages dans la section "Importants et non lus". Mais si vous voulez être sûr à 100% que tous les messages de votre mère (ou patron, ou propriétaire, ou autre ...) soient marqués comme importants, vous pouvez créer un filtre pour les messages de cet expéditeur et sélectionner "Toujours marquer comme important". De la même manière, si vous lisez régulièrement les messages de votre magazine favoris ils devraient automatiquement être marqués comme importants. Si vous préférez que ces messages arrivent directement dans la section "Autres messages", vous pouvez créer un filtre afin de "Ne jamais marquer comme important".

5. Archiver les messages non importants plus rapidement

Une des fonctionnalités qui peut vous permettre d'optimiser votre temps est le fait de pouvoir archiver tous les messages présents dans la section "Autres messages" en une seule fois. Cliquez sur la flèche présente à côté de "Autres messages" puis "Archiver tous les éléments visibles". Si vous voulez archiver encore plus de messages en une seule fois, vous pouvez augmenter le nombre maximum de messages qui apparaît dans la boîte de réception Prioritaire depuis le même menu.

Liste déroulante et validation de saisie

Depuis aujourd'hui il est possible de limiter la saisie dans un Google Spreadsheet aux éléments d'une liste déroulante, ou encore d'ajouter une validation automatique lors de la saisie dans une cellule. Il devient alors plus facile de s'assurer de la cohérence du contenu d'un Spreadsheet que l'on partage avec ses collaborateurs.

Editions concernées :

Standard, Premier, Education, Team, Partner Edition et Google Apps for Government

Langues supportées :

Toutes les langues supportées par Google Docs.

Comment bénéficier de cette nouvelle fonctionnalité ?

1. Saisissez une suite de données dans des cellules. Par exemple, créez une liste de destination dans votre spreadsheet.
2. Sélectionnez la cellule sur laquelle vous souhaitez mettre une validation.
3. Cliquez sur Outils > Validation des données.
4. Sélectionnez le critère "Eléments d'une liste".
5. Cliquez sur le bouton situé après "Créer la liste à partir de la plage" puis sélectionnez les cellules que vous avez renseignées à l'étape 1.
6. Choisissez si vous souhaitez afficher les éléments dans une liste déroulante et/ou si vous souhaitez autoriser la saisie de données incorrectes.
7. Cliquez sur le bouton Enregistrer

Astuce : 4 astuces pour mieux profiter des pièces jointes dans Gmail !

Voici quatre astuces qui, si vous ne les connaissez déjà, vous faciliteront l'envoi, la réception, et la recherche de pièces jointes dans Gmail.

1. Faire glisser les pièces jointes : Si vous utilisez Google Chrome ou Mozilla Firefox 3.6, vous avez la possiblité de désposer vos pièces jointes directement dans la fenêtre de votre navigateur.
   
   
   
2. Joindre plusieurs pièces jointes à la fois : L'époque où il fallait joindre les documents un par un est révolue. Il vous est désormais possible, en cliquant sur le lien "Joindre un fichier", de sélectionner plusieurs fichiers en maintenant enfoncée la touche Ctrl (ou Commande sur Mac).
   
   
   
3. Consulter les pièces jointes en ligne : Parfois, lors de la réception de pièces jointes, il peut être fastidieux de devoir télécharger les documents afin de les consulter. Dans Gmail il est possible, pour un très grand nombre de type de fichiers, de directement les consulter en ligne depuis votre navigateur internet.
   
   
   
4. Retrouver facilement une pièce jointe : Lorsque vous recherchez une pièce jointe, ou plus généralement un mail, les opérateurs de recherche avancée peuvent vous faciliter la tâche.
   

Astuce : La fonction GoogleLookup disponible dans Google Spreadsheets

Une nouvelle fonctionnalité a fait son apparition dans la suite Google Docs, plus précisément dans Google Spreadsheets : la fonction GoogleLookup.

Cette nouvelle fonction permet par exemple d'obtenir la population et/ou les capitales d'une liste de pays, ou encore les dates de naissance de vos musiciens favoris ...

Voici la syntaxe à utiliser :

• GoogleLookup("nom","propriété") : où le "nom" est le nom de ce que vous cherchez (un nom de pays par exemple) et "propriété" la propriété que vous cherchez (dans le cas d'un pays, sa population).

Une image valant mille mots, voici un exemple d'utilisation. On commence par créer un tableau afin de récolter toutes les informations souhaitées.

Puis on saisit la formule.

En étendant la formule à l'ensemble du tableau, nous obtenons les informations souhaitées !